Система автоматизации любого бизнеса

Система автоматизации любого бизнеса

 

Программа для курсов организует учетную деятельность и повышает качество работы с клиентами. К учетной деятельности следует отнести учет учащихся, учет занятий, учет посещаемости, учет преподавателей, учет оплаты, учет отказов и пр. Любые процессы, осуществляемые курсами, подлежат учету. Повышение его качества ведет к росту доходов. Каждому учету соответствует своя база данных, при этом общий учет получается корректным за счет взаимодействия между данными.

Для учета клиентов сформирована клиентская база, представленная в программе CRM-системой автоматизации бизнеса, что предоставляет массу полезных возможностей для привлечения новых и удержания старых клиентов, а также возможность сохранения полноценной истории взаимоотношений, мониторинга контактов и сроков выполнения работ, планирования текущей работы и контроля над исполнением.

Для учета продаж сформирована база абонементов, где на каждого учащегося заведен отдельный абонемент – электронная форма учета, в которой отмечены сам учащийся и выбранный им курс, количество занятий и период обучения, а также стоимость и сумма оплаты. Если учащийся берет абонемент не в первый раз, то и его абонемент не будет в базе первым, – сколько было курсов или периодов обучения, столько же будет и абонементов. Поэтому, фильтруя абонементы по клиенту, можно оценить его активность. Абонементам присваивают статус, по которому можно определить его состояние на текущий момент, так как за время работы курсов абонементов было оформлено немало, но не все они являются «Действующими» в настоящее время. Если за учащимся числится задолженность, статус абонемента будет иметь категорию «Долг», а сам абонемент станет красным.

Для учета посещений программа предлагает несколько способов. Самый простой и незатратный – это отметка преподавателя в электронном журнале группы, которая автоматически отображается в расписании занятий, указывая списочное количество учащихся и число реально присутствующих.

Электронное расписание сохраняется в системе и доступно за любой период времени. С отметкой преподавателя происходит автоматическое списание в абонементах одного занятия у всех учащихся группы, при этом, если было доказано, что пропуск не является прогулом, занятие возвращается.

Второй способ учета посещаемости – это внедрение именных карт со штрихкодом, если на курсах используют сканер штрихкода. В этом случае сканирование подтверждает личность учащегося, так как к его «досье» прикреплена фотография, и регистрирует вход и выход, предоставляя сведения о времени пребывания. Этот способ еще удобен тем, что такие карты могут быть накопительными, если на курсах применяется бонусная система поощрения. Сканер покажет количество бонусов.

Электронное расписание составляется системой в формате окон для каждой аудитории, учитывая ее параметры для проведения занятий, которые могут быть групповыми и индивидуальными. В окне указаны часы начала занятий, группа и преподаватель, а также цифры по количеству учащихся, о чем говорилось выше. Благодаря такому формату, при оформлении нового ученика легко выбрать и группу, и время занятий, если от него не поступило никаких пожеланий. Кликнув по теме занятия, получим все часы его проведения, кликнув по преподавателю, увидим все проводимые им занятия.

В программе предусмотрено ведение складского учета, если курсы практикуют выдачу учебных пособий учащимся на период обучения или их продажу. Для контроля продаж предусмотрено окно регистрации такой операции, для контроля над возвратом пособий меняют статус абонемента.

Добавить комментарий